懂得「優先」的腳步

排定優先工作的技巧
避免浪費時間的策略

「你今天要開三場冗長的會議,打至少十二通電話,這其中有些根本是浪費時間。和老闆的午餐會在最後一分鐘取消(『重新安排到下週二』)。有兩份報告要寫。要準備即將向高層主管做的簡報。有兩名員工互相敵視,雙方的衝突日益升高,得趕緊處理。還有,現在已經開始要編列明年度的預算……。」

這聽起來像是你行事曆上的一天嗎?如果是的話,你的一天就跟大多數其他經理人雷同,有開不完的會、拉拉雜雜的活動、插進來的事情、偶發而且有待撲滅的叢林大火。處理這些事情都不會有問題,問題在於,一天只有二十四小時,這是很殘酷的現實。的確,要找出時間完成所有的工作,是經理人面臨的最大挑戰之一。

本章將協助你學到如何辨識最重要(以及最不重要)的工作、找到如何能夠將時間集中在最關鍵工作上的辦法,並且避開浪費時間的事物。

時間管理是讓你(以及其他人)透過利用每週擁有的工時來掌控生活的過程,管理時間將可促使你於公於私的價值觀更明確,並協助你據此投入行動。善於時間管理,就可以平衡在時間上的眾多壓力以及目標要求,這種平衡將有助於避免經理人心力交瘁和壓力過劇,並且提高效率。

你如何花時間

你的時間都花到哪裡去了?就像你的家庭收支表,除非你了解你目前「花時間」的習慣,否則你無法規劃和控制時間資產。你花多少時間在文書工作上?在會議上?在打電話上?在差旅上?確實了解你如何支配時間,你就會知道,自己是否有效利用時間,或者把時間浪費在未能推動目標的活動上。

要了解你支配時間的習慣,可以嘗試記錄你的活動至少一、兩天,最好是記錄一整個星期。盡可能謹慎記錄花在每一項活動的時間,當你完成你的紀錄時,請將你的活動分成下列幾類:
電話
排定的約會
偶然造訪
會議
管理工作
撰寫和分析報告
差旅
休假
用餐
上班期間完成的私事

將你的活動分類之後,檢視一下時間日誌,以指出運用時間的型態。也許你週一早上大部分的時間都在打電話,或者你在午餐後經常會有意外造訪的客人。也許會議全都擠在一週的後頭。檢視日誌之後請自問:「這種時間運用符合我的主要職務嗎?」如果你是業務人員,花大半天時間打電話可能很合理,但如果你是會計人員,那就不然了。

此外,也要用「報酬」的角度思考,沒有人想把一半的時間花在職務報酬最低的活動上。或許你可以把這些活動的絕大部分指派給別人做。想想看你尋求的每一項活動是否支持你的目標和優先考量,或者它只會浪費時間。接下來再擬定方法,避開浪費時間的事物。

==Reference==
2007.12.3    「稱職主管16堂必修課」電子報
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