許多經理人常會面臨「工作好像永遠做不完」的難題,想提升效率、有效運用時間,卻又不知從何下手。《無敵銷售團隊》(The Ultimate Sales Machine)作者查特?荷姆斯(Chet Holms)建議,只要掌握6項簡單的基本做法,應能更有效地管理時間:

1.每接觸到一項事務,就立即處理

這種做法適用於處理實際的工作和電子郵件。要求每位組織成員在所有內部電子郵件中,都要詳細載明主旨,便可在開啟郵件前,就先了解內容。

2.條列每日必須完成的6項要務

每天重擬工作清單,列出必須完成哪6項最重要的工作,然後想盡辦法完成。必要的話,加個班、多花點時間工作,確實做到「今日事今日畢」。

3.分配每項工作所需時間

每天早上先針對清單上的工作,規畫各該分配多少時間,確保原先設定的工作可在當日完成。根據經驗法則,這6項最重要的工作應該用不到6小時;超過的話,進度就會有問題。

4.規畫各項工作的完成時段

明確訂出清單上各項工作應在什麼時段完成,還要分配時間給處理電子郵件等例行工作,而且無論發生什麼狀況,都要能確實按照規畫運用時間。

5.依工作難易排定先後順序

先全心處理最棘手的工作,然後在精神狀況較差時,再處理較容易的工作。

6.丟掉不會再用到的廢棄物

不斷問自己:「如果把這東西(文件或資訊)扔了,會不會造成不好的結果?」如果答案是「不會」,就表示該扔了。

就算確實採行上述6項步驟,在一天之中還是有可能突然發生緊急事件,打亂了原先規畫的行程表。只要事先預留彈性時間,應當還是可以按照計畫進行工作,關鍵在於趕緊處理突發狀況,然後回頭進行原先列在清單上的工作。

==Reference==
2008.3.13    經理人月刊電子報  文 / 張鴻


==My Opinion==
其實不只是經理人,
職場中的任何人都非常需要時間管理的技巧~
尤其是〝要負最大責任〞的「經辦」!

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